O que a pandemia ensina à Comunicação Interna?

A pandemia da Covid-19 fez com que muitas organizações sentissem na pele a falta de um planejamento estratégico de comunicação, prevendo cenários como este. De uma hora para outra, fábricas fecharam, equipes se dividiram entre o trabalho remoto e presencial, processos que estavam engavetados tiveram que sair às pressas do armário para ganhar um novo ambiente. Um “novo normal”.

O bom é que a gente aprendeu muito! Então, nesse texto, separei cinco dicas essenciais que você precisa levar em conta enquanto essa crise existir – e mesmo depois que ela passar!

 

1- Acolha e trate as coisas com transparência junto aos empregados

 

Atuar com ética e sensibilidade são fundamentais para não expandir o caos. As pessoas já estão extremamente contaminadas pelo assunto: meios de comunicação, governo, vizinhos, comunidades, todos falam sobre o coronavírus. Para isso, é importante usar:

 

Workflow Prévio

Se um primeiro caso de empregado contaminado pelo vírus chegar até sua empresa, tenha um workflow prévio com FAQ (perguntas e respostas frequentes) sobre como o tema deve ser tratado por todos da organização, de área, dando tranquilidade a eles para que se sintam instrumentalizados nas ações.

 

Suporte a familiares e amigos 

Fale também com familiares e amigos desse colaborador, prestando todo o suporte necessário e tome as medidas cabíveis, sob orientação dos órgãos públicos de saúde.

 

Empatia e humanização do processo

Um paciente infectado já está emocionalmente desestabilizado pelo ocorrido, então sejamos empáticos e humanizados com ele. Não é momento para levantar porquês, motivos etc. É importante tratar o assunto de maneira formal, discreta e acolhedora.

 

 

2- Monte um Pack de Conteúdos sobre a Covid-19

 

Use e-mails, comunicados, pequenos vídeos, podcasts, GIFs e cards para Whatsapp, Workplace. Todos esses conteúdos irão te ajudar na comunicação sobre o coronavírus, evitando o surgimento de fake news internas. Nessas comunicações:

 

Fale sobre o vírus 

Fale sobre sintomas, decisões do governo a respeito, trabalho remoto, home office, saúde mental, dicas de lazer em casa, leituras, filmes, séries, construção de carreira etc.

 

Comunicação ativa, frequente e próxima

Isso irá ajudar o colaborador a saber que todos estão unidos no mesmo propósito. Principalmente para quem está trabalhando remotamente, o que exige algumas transformações atitudinais em lideranças e liderados.

 

Boletins especiais 

Já pensou em um informativo a respeito do cenário do mundo pós-COVID-19? Ele pode surtir efeito quando todo o caos passar, antecipando tendências, debates e como a sociedade está mudando em função da pandemia.

Aqui na Trama nós temos o boletim A Pauta É, que circula três vezes por semana tanto internamente quanto para clientes e parceiros. Na edição de 2ª feira, o boletim é #prasituar, com as notícias mais quentes e factuais para você iniciar a semana sabendo tudo aquilo que precisa; na edição de 4ª feira, o boletim é #prainspirar. Foco é na inovação, esperança, sustentabilidade. Tendências que já chegaram e outras que chegarão para nos dar esperança de um mundo melhor; e na edição que circula às 6ª feiras, uma seleção super especial de dicas #pracurtir, relaxar, assistir, se exercitar. Descompressão para o pós-expediente e o final de semana.

 

 

3- Fale de si mesmo

 

Mostre a seu colaborador tudo aquilo que a organização tem feito para suavizar os riscos, garantir que a saúde dele esteja 100% e que as condições de trabalho continuem as melhores possíveis para que, juntos, sigam entregando com a máxima excelência soluções, a fim de que o Brasil e a sociedade, como um todo, evoluam.

 

Mas não seja piegas, seja crível

Fale sobre ações linkadas a seus propósitos, sem vaidades exageradas. Conecte cada ação com os valores e a missão de sua empresa. Lembre-se que nem todos os níveis de colaboradores da sua organização têm a mesma consciência a respeito da estratégia de negócio, da cultura organizacional e daquilo que está ocorrendo em outras unidades do Grupo. Está aí uma boa oportunidade para integrá-los ainda mais e fazerem ter o orgulho de pertencer.

 

Narrativa e Mensagens-Chave

Se você ainda não tem as mensagens-chave internas alinhadas, uma narrativa estruturada e planejada para essa ocasião, sugiro que anote no caderninho que esse é um dever de casa a ser feito quanto tudo passar. E não se esqueça de nós para fazer isso! Nosso Design da Narrativa, com metodologia exclusiva, pode te ajudar e muito!

 

 

4- Fique de olho nas redes sociais (corporativas ou não)

 

Geralmente o Marketing faz o gerenciamento das redes sociais, mas você, Comunicação Corporativa ou RH, precisa mais do que nunca monitorar 24 horas tudo aquilo que os colaboradores da empresa estão publicando a respeito do seu dia a dia de trabalho.

Grupos no Workplace, Sharepoint, Yammer e no próprio Facebook estão sendo utilizados diariamente por seus empregados que comentam desdobramentos dos fatos.

 

Imagine o seguinte cenário:

A sua empresa, que possui fábricas por todo o Brasil, além da sua base administrativa, decide que as unidades fabris vão continuar operando 100% durante a crise do coronavírus, enquanto o time do escritório vai trabalhar em home-office. Então, nas redes sociais você vai encontrar:

• aqueles que defendem a tomada de decisão, denotando o compromisso da empresa com a população brasileira;
• aqueles que repudiam a escolha até em função dos escritórios da matriz já estarem atuando em sistema de home office;
• e, por fim, aqueles que reivindicam continuar trabalhando, mas com outras condições de higienização e transporte.

 

Por isso, é muito importante alinhar e monitorar esses grupos. Não para combatê-los ou responder questionamentos, mas para ter insights, feedbacks em tempo real que, se bem usados na comunicação interna e pelo board, podem ajudar a suavizar insatisfações, medos e angústias. Assim, todos trabalham melhor.

 

5- Utilize Embaixadores

 

Se você já possui uma rede de multiplicadores em comunicação interna estruturada é hora de acionar esse pelotão e pedir a eles que disseminem conteúdos, falem com amigos e áreas sobre as ações positivas, colham feedbacks etc. Deve ser um time empático e capaz de fazer esse fluxo informacional dentro da sua organização.

 

Storytelling

Utilize o storytelling para compartilhar boas práticas. Colaboradores contando como foi a experiência de vencer o vírus em casa pode trazer mais esperança a outros pacientes. Outros que desejam compartilhar o estão fazendo para se prevenir do contágio também são personagens interessantes. Storytelling humaniza a comunicação, traz o face to face à tona.

 

Segurança e Veracidade

Faça com que os embaixadores gravem vídeos, podcasts, materiais concisos e simples que falem diretamente ao coração dos empregados.

 

Conexão emocional

E, por fim, lembre-se: a comunicação interna precisa se conectar emocionalmente também com eles, levando tranquilidade e agradecendo o empenho e contribuições de todos em fazer desse momento um cenário de superação e aprendizagem. Conte sempre com os líderes, pois eles são capazes de transmitir essa segurança e veracidade.

 

Bônus!

 

 

Quer saber mais sobre como construir – ou potencializar – sua rede de multiplicadores em comunicação Interna?

Realizamos um webinar em parceria com a Aberje, onde falamos muito sobre o papel dos In.fluencers – que ganhou ainda mais importância nesta era digitalmente mais conectada e que com a pandemia se tornou ainda mais importante – além de cases de sucesso em empresas como: Novartis, Votorantim, CHS Agro, Hospital das Clínicas de São Paulo, Amanco Wavin e Sanofi.

 

 
 

Aqui, você confere um texto com o resumo do evento online.

E, aqui, você assiste o webinar na íntegra, publicado no canal do YouTube da Aberje.