Os Desafios do Onboarding Virtual

O ano de 2020 foi um tanto quanto desafiador. E não foi algo isolado, de processos específicos, grupos ou nichos, foi para todo mundo e para as empresas inclusive.

O ambiente de trabalho, talvez, tenha sido um dos mais transformados desde o início da pandemia, com várias adaptações, mudanças de comportamento, implantação de modelos remotos, necessidade de novas formas de controle da mão de obra, novas organizações do ambiente de trabalho, realização de reuniões online, mudanças bruscas de estratégias e muita instabilidade.

Outro processo que passou por uma reformulação muito grande foi o onboarding de novos colaboradores, que na maioria dos casos sempre acontecia de forma presencial.

O que é onboarding?

O onboarding é o processo em que um novo colaborador passa ao entrar na empresa. É o momento de integração e adaptação, unindo uma série de esforços e etapas de ambos os lados: empregador e empregado.

Com a necessidade desse momento se tornar virtual, muitas empresas não tinham a tecnologia necessária ou não possuíam pessoas preparadas para conduzir o processo de forma online. Então, boa parte das organizações tiveram que elaborar novas estratégias de integração de forma rápida e com olhares atentos para questões de acolhimento, mesmo que à distância.

Dentre as diversas estratégias utilizadas, algumas se destacam: envio de kits de boas-vindas para a residência dos novos contratados, tudo personalizado com o logo da empresa, carta de boas-vindas do CEO, Manual de Integração e Boas Práticas para o Colaborador, livros de desenvolvimento profissional focados na carreira dele, equipamentos promovedores de uma boa ergonomia no ambiente de casa, entre outros rituais especificamente alavancados.

Já os métodos para transmitir as informações básicas da organização e da função ocupada para os novos colaboradores passou a fazer uso maciço de portais, videoaulas, encontros virtuais e plataformas de treinamento corporativo fundamentadas em gamificação.

E os colaboradores, se sentem parte?

Entretanto, garantir que os novos colaboradores se sintam parte e compreendam a cultura da organização ainda é algo bem desafiador para as empresas.

Não é tarefa simples garantir o desenvolvimento de atitudes, competências e habilidades alinhadas aos propósitos e valores da empresa no presencial. Que dirá remotamente!

Proporcionar ao novo colaborador um panorama 360 graus da empresa, sem que ele nunca tenha estado nela e nem tenha exercido contato direto com suas lideranças e colegas de área requer um empenho do time de gestão de pessoas quase que diário, de modo a trazer o novo colaborador para o senso de pertencimento da organização.

Os desafios da área de Recursos Humanos

Muitos profissionais de recursos humanos foram estudar novas formas para que o convívio social entre os empregados, de alguma maneira, não se tornasse ainda mais dilacerado.

Videoconferências para apresentação de novos colegas, eleger um colaborador da equipe como tutor ou ponto focal para sanar dúvidas sobre a área e a empresa que o novo contratado, por ventura, venha a apresentar, realizar lives com momentos de celebração e descompressão foram algumas das iniciativas em prol da integração social e da produção de sentido nesse novo ambiente de trabalho que emerge.

Uma pesquisa realizada em 2017 pela Click Boarding, mostra que mais de 69% dos colaboradores tendem a permanecer em uma empresa por mais de três anos quando a experiência de onboarding é satisfatória. Além disso, as empresas com processos estruturados de integração podem alcançar uma produtividade 50% maior dos recém-contratados.

A força do agro

Entre nossos clientes do Núcleo de Comunicação Interna está a CHS, empresa do ramo do agronegócio, com sede nos Estados Unidos e que desenvolveu uma iniciativa totalmente digital e inovadora com vistas à melhoria do seu onboarding: uma plataforma chamada “CHS Integração”.

Para os novos colaboradores, ela é a porta de entrada para o acesso a toda estrutura da empresa, cultura, valores, metas e resultados de negócios, habilitando a trilha de carreira de todos, seja qual for o nível hierárquico do trabalhador, e fazendo com que ele atinja seu pleno potencial dentro da empresa, em curto espaço de tempo.

“Foi um projeto muito desafiador e gratificante ao mesmo tempo. Nós, da CHS, possuímos diversos públicos dentro da companhia e em locais bem distintos do País. Então, nossa meta era unificar os processos e a forma como eram aplicados. A plataforma nos trouxe essa experiência. Foi algo muito importante e de grande relevância”, diz Angelica Bellotto, gerente de Recursos Humanos na CHS Brasil.

Angelica Bellotto, gerente de Recursos Humanos na CHS Brasil.

Além de ser um local de treinamento e de acesso a documentos importantes, a plataforma funciona como um ambiente de gestão do conhecimento, independentemente do momento em que o profissional se encontra em sua carreira ou área.

“Um dos pontos mais delicados foi transformar os documentos extensos em conteúdos dinâmicos e atrativos para todos, e conseguimos! Recebemos diversos feedbacks positivos e hoje somos considerados pelo Global como um “benchmark” no assunto. Nossos planos futuros são começar a estruturar o mesmo projeto em outros países da América do Sul e posteriormente na Ásia e Europa”, completa Angélica.

Walk the talk

Aqui no Grupo Trama Reputale, durante o período de pandemia, uma das iniciativas que mais ganhou o coração dos #reppers (como são chamados os profissionais que atuam na agência) foram as Rodas de Empatia, um evento mensal organizado pelo time de In.Fluencers, com uma hora e meia de duração, onde o diálogo aberto, a escuta ativa, o respeito, a empatia e acolhimento dão o tom.

Além de ser um momento rico para troca de experiências, trata-se de um novo canal onde “novos e velhos” de casa podem interagir e se conhecer um pouco mais e, assim, estarem cada vez mais conectados à cultura do Grupo, gerando afinidades que certamente colaboram para o espírito de equipe.

“Com a nova realidade imposta pela pandemia, todos tivemos, de certa forma, que nos reinventar. Olhar o mundo e as pessoas com outro foco. Compartilhar e compreender nunca foi tão importante. Somos frutos de nossas escolhas! E podemos escolher olhar para o novo cenário como uma grande oportunidade de nos aproximarmos do outro pela empatia, ao invés de olhar simplesmente como restrição ao convívio”, diz Sergio Moreira, diretor de Recursos Humanos do Grupo Trama Reputale.

Para ele, projetos como o da Roda de Empatia também ajudam as lideranças a se envolver mais com o time, desenvolvendo a capacidade de melhor compreender cenários que impactam as vidas dos profissionais que integram suas equipes, até mesmo fora do ambiente da empresa.

Sérgio Moreira, diretor de Recursos Humanos do Grupo Trama Reputale.

“Esse diálogo de mão dupla, que é um de nossos valores organizacionais, estão ajudando também a construir o futuro que queremos enquanto uma empresa de comunicação. São narrativas enriquecedoras, que trazem questões de diversidade. E diversidade também se reflete em inovação, em equipes ainda mais comprometidas e entusiasmadas com o que fazem. É um ciclo virtuoso de conversas que vão ajudando nos processos de onboarding também”, conclui.