Como melhorar o alcance da Comunicação Interna em 7 passos

Aumentar o alcance da Comunicação Interna é o primeiro passo a ser dado para chegar a um processo eficiente e que traz resultados de sucesso para a empresa. Mas afinal, você sabe por onde começar? Separei 7 dicas que podem te ajudar nesse processo agora!

Aumentar o alcance da Comunicação Interna e engajar o próprio time são diretrizes básicas para toda organização que deseja manter-se produtiva e competitiva frente ao mercado de trabalho. Por isso, investir em boas estratégias de Comunicação interna é algo indispensável para tornar processos ainda mais funcionais e disseminar a cultura da empresa entre seus profissionais, de forma assertiva e eficiente, em um ambiente de trabalho diverso.   

Não se preocupar em pensar na forma como a mensagem irá chegar na ponta e nem como ela irá atingir todos os níveis de colaboradores dentro de uma companhia é não explorar todas as esferas de uma área que pode – e deve – apoiar uma empresa em suas estratégias, metas e objetivos. Afinal, sem o alcance de Comunicação Interna, não há correspondente, nem engajamento, nem propósito – e, muito menos, os resultados esperados.

A informação foi divulgada aos nossos colaboradores.  
Mas por que só isso não é o suficiente? 

Muitos profissionais e áreas parceiras do negócio ainda ignoram que a Comunicação Interna segue uma linha com início, meio e fim. Não dá para parar no instante output, ou seja, na divulgação, e considerá-lo como a garantia do sucesso na divulgação do que foi proposto. 

O princípio de comunicação do emissor – receptor não funciona mais. O meio desse processo em uma empresa é repleto de fatores que irão impactar direta ou indiretamente na trajetória e na eficiência da mensagem.

Por esse motivo, além de disparar a informação (início) e acompanhar o seu desempenho (meio), o fim dessa ordem deve representar um input para algo maior dentro da empresa. Neste sentido, somente divulgar informações nos canais da empresa não é o suficiente.

O desdobramento necessário da mensagem

Assegurar o alcance da Comunicação Interna é essencial para garantir também que a informação chegue e que a mensagem seja absorvida pelos colaboradores – que, por sua vez, devem ser motivados à uma ação a partir dela (seja melhorarem a motivação, o engajamento, a produtividade, ou até mudar um comportamento). 

A falta de efetividade no desdobramento das informações e a baixa adesão aos programas, projetos e campanhas compõem um cenário muito comum entre as empresas. Isso acontece quando a comunicação não chega para o público interno com as informações que eles precisam, e no tempo certo.  Ou seja, não tem alcance.  

7 passos para você melhorar o alcance da sua CI:

1. Diagnóstico dos Canais de Comunicação Interna: O primeiro passo é fazer um diagnóstico eficiente dos canais de Comunicação Interna e levantar o máximo de informações possíveis. Para isso, será necessário ouvir colaboradores e anotar suas principais queixas e elogios acerca dos canais utilizados pela companhia. Feita a pesquisa e com resultados em mãos, é necessário estruturar um plano de ação, o qual deve levar em consideração todas as informações obtidas e propor medidas para sanar de vez problemas nos canais e nos processos de comunicação da organização. 

2. Atenção ao canal: A escolha dos canais deve sempre levar em consideração os materiais disponibilizados para os colaboradores, quais formatos chamam a atenção do time, a cultura organizacional da organização, o perfil do público-alvo, a área de atuação da empresa e até mesmo tendências de mercado e modelo de negócio. Antes de chegar na escolha dos canais de Comunicação Interna é preciso entender quem são os colaboradores, quais são os perfis presentes dentro da organização e como eles se comportam e se comunicam. Conhecer seus colaboradores e conviver diariamente com eles vão auxiliar não somente na escolha do canal, como também no planejamento e definição das estratégias de comunicação.

3. Atenção às pessoas e à linguagem: Os canais de comunicação devem garantir que as mensagens da empresa cheguem aos destinatários de forma completa e totalmente compreensível. Eles servem para aproximar a empresa de seu público interno e, por isso, é preciso estar atento às pessoas e à linguagem ideal para evitar qualquer tipo de ruído de comunicação.

4. Atenção aos assuntos e campanhas: O assunto abordado e as campanhas contempladas no planejamento de Comunicação Interna são de interesse de todos os colaboradores? Qual é o nível de complexidade do que está sendo divulgado? O tema é abrangente para todos os cargos e também para todas as áreas da companhia? Quais os impactos na vida do trabalhador? As mensagens são direcionadas? Essas perguntas fazem toda a diferença na hora de definir o que divulgar, como e até mesmo o que considerar na hora de colocar uma campanha em prática para que a mensagem seja transmitida de maneira eficiente. 

5. Atenção à mensagem: Assim como cada colaborador possui um perfil, os canais também possuem especificações na hora de produzir a mensagem. Alguns canais serão ideais para avisos e recados breves, outros para divulgação de campanhas e eventos, e ainda outros terão um papel essencial para fortalecer a cultura organizacional. Por isso, a escolha do canal também vai depender do que você pretende informar, ou seja, qual é o objetivo ao adquirir um novo canal de comunicação: é divulgar campanhas de forma eficiente? Promover o engajamento ou o reconhecimento?

6. Engaje suas lideranças: Ter as lideranças engajadas e preocupadas em ter uma Comunicação Interna efetiva irá fazer com que o alcance seja mais fluído. A comunicação das lideranças precisa estar de acordo com os valores, estratégias e cultura da empresa e,principalmente, com a mensagem que a equipe responsável pela comunicação da empresa quer passar. Somente com esse alinhamento você começará a ganhar credibilidade com seus colaboradores no momento de repasses diretos de sua área e irá ter um bom alcance das informações interna.

7. Invista em mudanças: Apostar em tecnologias para o alcance da Comunicação Interna permite que você torne seus processos mais atrativos ao seu público, construa melhores vias de acesso aos colaboradores e aumente o alcance e o engajamento do seu público, independentemente de onde ele estiver. Tudo isso, não somente via smartphones, mas também com ferramentas que oferecem acesso de navegadores para que seus colaboradores consumam conteúdos multimídia, campanhas segmentadas, com notificações direcionadas, menções pessoais e a possibilidade de mensuração dos resultados.