A “confra tá on”: o desafio de engajar colaboradores em tempos de distanciamento social

Em meio a tudo o que vivenciamos em 2020, não poderíamos deixar de abordar as tradicionais confraternizações de final de ano. Confira nesse texto, um case completo para te inspirar nos próximos eventos online da sua empresa.

Esse tipo de evento é muito importante para estreitar laços entre times e empregados, ampliar sinergias e, sobretudo, reconhecer o capital humano pelas sensíveis contribuições para o alcance de boas resultados de negócios. Também é um espaço para reforçar os pilares organizacionais e o desenvolvimento de comportamentos desejáveis ou esperados pela empresa.

Como ainda vivenciamos as regras de distanciamento social em praticamente todas as organizações que atendemos aqui na agência, neste ano, nossa equipe se debruçou em planejar os eventos de confraternização “diferentes”, realizados de maneira ainda mais estratégica.

Afinal de contas, estamos falando sobre o chamado exployee experience, bem como sobre a entrega de Proposta de Valor aos Empregados (EVP). Concordam?

“A confra tá on” – o case da Univar Solutions

Uma dessas celebrações que organizamos, agora, no final de 2020, foi a da Univar Solutions, cliente da Trama em Comunicação Interna há quase 3 anos, empresa norte-americana do setor químico e com unidades fabris em Paulínia e Osasco (SP), além de escritórios comerciais espalhados em todo o Brasil.

Nada é tão simples como aparenta

Um evento, por si só, já possui tem inúmeros desafios e check-lists. Imagina ele sendo virtual? Foi preciso pensar em tudo que a festa iria abrigar:

• alinhar as mensagens-chave institucionais em uma narrativa de celebração;
• pesquisar possibilidades (como enviar ou não kits para as casas dos colaboradores e o que colocar neles);
• quais plataformas utilizaríamos durante a transmissão;
• garantir que o mestre de cerimônias – e toda a programação do evento – tenha boa empatia com os públicos-alvo;
• entre outros aspectos.

Um tema central (conceito criativo) para a confraternização também é algo muito importante. Na comemoração da Univar Solutions, por exemplo, o tema pensado para o cliente foi “pensamento fora da caixa”, diretamente ligado a um dos valores da companhia (inovação) e que foi muito demandando ao longo desse ano tão atípico.

Nossa experiência começou bem antes do dia da festa, ao enviarmos para todos os colaboradores um kit com o tema que definimos, para que todos se sentissem como verdadeiros influencers na disseminação dos conceitos-chave e atitudes organizacionais, ressaltando o protagonismo deles enquanto embaixadores da marca.

Todos os itens do kit influencer foram escolhidos a dedo, pensando no momento atravessado hoje pela empresa. E a logística precisou funcionar direitinho, de modo a garantir a mesma experiência a todos os pontos de contato, embora os custos com frete tenham subido consideravelmente nos últimos meses em função do cenário pandêmico.

Além do kit festa, enviamos com antecedência diversas comunicações, como e-mails marketing, cards de WhatsApp, preparamos edições especiais para os Jornais Murais, pequenos vídeos para a TV Corporativa, GIFs, matérias na Intranet e backgrounds para que todos pudessem usar como plano de fundo durante a transmissão do evento. Essas peças explicavam como seria a confraternização online e também geravam grande expectativa sobre o encontro.

O dia D e os Resultados

No dia do evento, durante a transmissão ao vivo, tivemos, pela primeira vez, a integração de todas as unidades da empresa no Brasil, e algumas participações especiais diretamente do México e Argentina, com colaboradores desses países se integrando à apresentação.

Além disso, muitas atrações para manter a audiência fiel, conectada ao evento. A lógica foi como estruturar um programa de TV: havia banda, sorteio de prêmios e vídeos de retrospectiva e do coral da empresa. E, tudo isso, para que os colaboradores se divertissem e celebrassem esse ano que lhes fez pensar fora da caixa e respirar inovação. A transmissão durou cerca de duas horas: tempo suficiente para que as pessoas se mantivessem ligados nas atrações.

Aliás, esse é um aspecto muito importante ao planejar um evento com tal característica. Lembre-se de considerar que as pessoas (ou seja, os colaboradores) já vêm de um ano repleto de lives, calls, workshops e town-halls via Teams etc. Então, não estenda o cronograma da festa. A ideia é ser simples, direto ao ponto. Transmissões com mais de duas horas de duração tendem a perder engajamento.

Outra coisa: os funcionários estão junto de suas famílias, dentro de suas residências. Então, é preciso envolver esses outros públicos de alguma forma na cerimônia, pedindo licença para adentrar a seus lares e sem querer tomar muito tempo da agenda deles.

“No geral, nossos colaboradores deram feedback muito positivos e ficaram felizes com o evento, engajados e motivados para mais um ano de inovação, colaboração e crescimento na empresa que pensa neles, em cada detalhe, para que todos os momentos sejam especiais à sua maneira”, avalia Ester Serragiotto, coordenadora de Comunicação Interna na Univar Solutions.