Estratégias para Eventos em um sistema Híbrido de Trabalho

Em um cenário pós-pandemia, o papel da Comunicação Interna ganhou ainda mais importância como aliada da estratégia de negócio das organizações, passando a ser protagonista no organograma das empresas que, hoje, na sua maioria, atuam em sistema híbrido de trabalho.

Nesse cenário, estão os eventos internos e um grande desafio: como engajar os colaboradores, despertando neles uma vontade genuína de participar, e como proporcionar a melhor experiência?

O jeito de planejar e executar um evento passou por significativas transformações para se adaptar ao novo modelo de trabalho sem perder a capacidade de engajar e encantar as pessoas. A inovação passa a ser palavra-chave e três maneiras de realizar eventos passam a ser realidade: 100% on-line, híbrido e totalmente presencial.

E qual a melhor forma de criar conexões entre os colaboradores em cada uma delas?

Para falar sobre o tema, conversamos com a Lais Tricta Haruno, coordenadora de comunicação interna e responsabilidade social da Boehringer Ingelheim do Brasil, e com a Eri Yoshiy, Gerente de Comunicação Interna do Grupo Trama Reputale.

Energia contagiante do presencial para o on-line

Lais Tricta Haruno conta que para engajar os colaboradores que, na sua maioria, estão em sistema híbrido de trabalho, a empresa busca realizar eventos também híbridos, como o VTI Day (Value Throught Innovation), encontro anual que funciona como uma imersão na cultura da companhia

podemos perceber o poder do híbrido na forma como conseguimos levar a energia de quem está participando do evento presencialmente para contagiar quem está on-line, sem perder de vista ferramentas que também permitem garantir a interação do público online”.

Lais Tricta Haruno, coordenadora de comunicação interna e responsabilidade social da Boehringer Ingelheim do Brasil

Segundo ela, esse é um dos principais ganhos dessa forma de se fazer eventos:

“tivemos muitos feedbacks positivos das pessoas contando o quanto elas sentiram a vibração de quem estava presencial. Além disso,  o grande ganho desse tipo de evento é que  conseguimos ampliar o público do nosso evento”.

A força de campo da Boehringer Ingelheim, que está distribuída pelo país inteiro, agora tem a oportunidade de participar do VTI Day de forma remota.

O futuro do trabalho

Lais informa que eles ainda contam com eventos 100% on-line, dependendo do tema, em que há um ganho ao se evitar deslocamentos, entre outras vantagens, e aqueles totalmente presenciais. Além disso, a Boehringer Ingelheim também oferece outra opção de evento, em que o público participa on-line, mas os apresentadores ficam presencial em um estúdio próprio da empresa.

O estúdio, segundo destaca Lais, assim como toda reformulação do escritório sede da companhia, foi construído a partir da escuta ativa dos colaboradores e colaboradoras durante a pandemia:

“quando começamos a construir e definir a reforma do escritório em São Paulo e o que ela precisava contemplar para nos adaptarmos a essa nova realidade, surgiu a ideia do estúdio, considerando que entendemos a importância do presencial para criar conexões dentro das lives que realizamos.”

Isso fez parte de um projeto de co-construção do “futuro do trabalho” que levantou as necessidades e medidas que realmente fossem funcionar e fazer sentido após a pandemia.

“A ideia foi ouvir a voz dos colaboradores dentro de alguns pilares como o bem-estar, a criação de ambientes que favorecessem a co-construção e a inovação”, conta Lais.

A cada quatro meses, a empresa realiza um Town Hall que é transmitido de dentro do estúdio e o objetivo é usar este espaço cada vez mais. Essa é uma das iniciativas que a empresa adotou para ampliar a interação e criar proximidade com os colaboradores neste novo momento em que o sistema híbrido já está consolidado.

O colaborador é o protagonista

Outro aspecto que a coordenadora de comunicação interna explica que a empresa busca levar para os eventos, independente do formato, é ter o colaborador de diferentes posições e localidades do Brasil como protagonista.

“Trazemos os funcionários para dentro dos eventos, onde eles têm espaço para contarem suas histórias, trazendo experiências relacionadas ao tema abordado. Com isso, percebemos o alto engajamento das pessoas quando elas se veem, se sentem representadas e se identificam de alguma forma”

Segundo ela, isso cabe dentro de diferentes pautas, desde diversidade e inclusão, que é amplamente trabalhada na organização, até enfoques voltados totalmente para negócios, projetos, conquistas, entre outros.

As interações são um ponto que a Lais considera essencial e que aumentaram nos eventos on-line, uma vez que o chat permite que as pessoas transmitam mais os seus sentimentos em relação ao tema do evento, abrindo mais uma possibilidade de se expressarem.

“Temos um alto engajamento com os comentários e reações”, declara.

Dentro disso tudo, outros ingredientes são indicados pela Lais para despertarem o desejo genuíno de fazer parte de um evento, como dialogar com quem está assistindo, por meio de um call-to-action, o que pode estar no speech dos apresentadores ou na realização de um quizz, entre outras ações interativas. Fora isso, a escolha de um tema que promova conexões faz toda a diferença, como por exemplo as causas sociais abraçadas pela companhia, bem como a participação de convidados de fora e que sejam autoridades no assunto tratado.

Os eventos 100% presenciais também continuam fazendo parte da estratégia da empresa, que reconhece a qualidade das conexões geradas nestas oportunidades e têm a inovação como palavra-chave, tanto na forma de planejar e executar quanto nas provocações e reflexões proporcionadas.

Lideranças fazem a diferença

A participação e envolvimento do líder no engajamento para participação nos eventos também é essencial, uma vez que a escuta dos times tende a ser maior quando a informação vem do gestor. Essa iniciativa se torna ainda mais importante quando temos eventos que envolvem o público das fábricas que não tem acesso ao computador todos os dias.

Engajamento natural

Como fazer os colaboradores se engajarem em eventos em tempos de sistema híbrido de trabalho? Essa é a pergunta de milhões das organizações, segundo Eri Yoshiy.. Ela afirma que o sucesso no engajamento de uma ação vem de uma gestão muito bem definida e alinhada, com envolvimento das lideranças, somada a campanhas de reforço de cultura organizacional. Este é o cenário ideal e que favorece o comprometimento das pessoas de maneira natural.

“Quando o colaborador se sente realmente parte de uma empresa, ele facilmente quer participar de um evento em formato híbrido, por exemplo”, segundo Eri Yoshiy.

Eri Yoshiy, Gerente de Atendimento do Grupo Trama Reputale.

Porém, se esse não é o cenário, o pulo do gato pode ser a maneira como esse encontro será “recheado”, levando em consideração que hoje as pessoas buscam encontrar um propósito no seu local de trabalho. Mais do que uma programação criativa, Eri Yoshiy indica que o evento precisa ter um real sentido para cada uma delas.

Mesmo que seja um evento para falar em números e resultados, é fundamental ter espaços e ações interativas com o público em que se deixa claro que as conquistas só aconteceram com o envolvimento de todas as pessoas e áreas.

Diferenças no pós-pandemia

Durante a pandemia, quando todos estavam on-line, Eri relembra que todo mundo tinha a mesma experiência durante o evento, mudando apenas a percepção de cada um.

A grande mudança com o formato híbrido, segundo o gerente de comunicação interna, é garantir que a mesma estratégia será entregue para quem estiver presencial e quem estiver remoto:

“se presencialmente, distribuírem pipoca, é preciso garantir a entrega dessa pipoca para quem estiver on-line também”, exemplifica.

Além de entregar a mesma estratégia, Eri afirma que é preciso ir para além dos muros, ou seja, quem está em casa, tem, muitas vezes, a família perto para dividir a experiência de um evento. Quem está no presencial, por sua vez, precisa sentir vontade de compartilhar as suas percepções com as pessoas ao redor, seja nas redes sociais, com amigos e familiares.

“Quando o evento acaba, é preciso ter a sensação de que se participou de uma experiência incrível e ter vontade de deixar isso registrado de alguma forma.”

Marca empregadora, criatividade e inovação

Os eventos também são uma oportunidade de trabalhar a empresa como marca empregadora de uma forma orgânica e quando é gerado um residual positivo pós-evento, isso acontece de forma natural, segundo Eri Yoshiy.

Além da estratégia e da experiência além dos muros, a criatividade é peça fundamental para o sucesso de um evento para ele.

“Temos que inovar no jeito de inovar as mensagens. Uma campanha prévia para a construção de um jingle maneira coletiva para aquele evento pode ser uma ótima iniciativa de engajamento. Nem sempre a criatividade precisa estar dentro do evento, mas sim na sua história como um todo”, destaca.

O papel dos canais de comunicação interna

Eri Yoshiy considera fundamental mapear o público-alvo do evento e, dentro da matriz de canais, entender quais se comunicam com este público.

“É preciso colocar energia no canal certo, identificando qual é aquele que cria mais identidade com as pessoas para quem o evento está sendo desenvolvido”, sinaliza Eri.

Nesse contexto, o líder é fundamental para a transmissão das mensagens relacionadas ao evento, contribuindo de maneira essencial para a sua divulgação.  O evento acaba sendo parte da matriz de canais e o líder tem como missão incentivar e engajar os colaboradores, inclusive pelo exemplo, mostrando que estará presente, exercendo o seu papel de influenciar e, principalmente, de inspirar as pessoas.

Além disso tudo, Eri aponta o tempo de duração de evento híbridos, especialmente, como um ponto de atenção que faz toda a diferença para o seu sucesso. Duas horas é o máximo, segundo ele, para assegurar que o público tenha uma experiência positiva, para que as mensagens-chave sejam transmitidas e assimiladas e que não se corra o risco de ver as pessoas saindo no meio da programação.

Dentro de todo o cenário apresentado em relação aos eventos, a comunicação interna é a grande aliada, atuando de maneira consultiva e caminhando lado a lado com as empresas no sentido de orientar e proporcionar a melhor experiência.

Nossos serviços

Se a sua empresa está precisando de ajuda para traçar essas estratégias e garantir o sucesso do seu evento, marque um bate-papo conosco. Estamos prontos para te ajudar a alcançar seus objetivos de comunicação interna e obter os melhores resultados.

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