Como criar um comitê de comunicação interna eficiente? 

Especialista dá dicas sobre como montar e conduzir um time que contribua para a efetividade das ações de comunicação interna nas empresas 

Fonte: Deposit Photos

São Paulo, julho de 2021 – Produzir uma comunicação efetiva junto aos colaboradores e promover ações que ajudem a mantê-los engajados e alinhados em relação aos objetivos e valores da companhia é certamente um dos grandes desafios de qualquer organização.  

É nessa hora que entram em cena os especialistas em Comunicação Interna que desenvolvem estratégias visando diferentes objetivos junto ao público interno, como gerar proximidade, sensibilização e integração, por exemplo. Uma das principais ações envolvidas nesse processo é a formação de um Comitê de Comunicação Interna, ferramenta fundamental para criar uma ponte entre a empresa e os colaboradores, e que contribui para que todos possam falar, opinar e serem ouvidos.  

Mas como criar um comitê com esse potencial de transformação? Essa é a dúvida que surge na cabeça de muitos gestores ao tratar sobre o assunto. Para colaborar com quem vive esse desafio, Adriano Zanni, diretor de Engajamento e Comunicação com Empregados do Grupo Trama Reputale, empresa com 25 anos de experiência em comunicação corporativa, separou algumas dicas fundamentais nesse processo. Confira! 

Influenciadores internos 

Há dois conceitos principais que envolvem a comunicação corporativa. O protagonismo autoral e o pensamento coletivo. “Para termos um comitê de Comunicação Interna adequado, é fundamental que todos tenham protagonismo autoral, isto é, contar com pessoas ativistas de causas, de ideais, de organizações, de propósitos. Ativistas no sentido de que se engajam em determinados conceitos, causas, propósitos, mas também que sejam produtoras de conteúdo, compartilhadoras de informação e instrumentos de engajamentos em diversos temas”, avalia Zanni. 

Inteligência coletiva 

O pensamento coletivo ou a inteligência coletiva é o segundo passo para um comitê de CI. Ao considerarmos o protagonismo das pessoas, é fundamental criarmos espaços de fala e de escuta ativas, onde efetivamente os colaboradores possam se sentir em um ambiente de acolhimento e de segurança.  

“Todas as ideias são colocadas à mesa e debatidas, sem julgamento. Os membros são ouvidos de maneira não violenta, sem que quem esteja escutando julgue o que está sendo proposto”, enfatiza o diretor. É criado um espaço de troca, de intercâmbio, de integração e de compartilhamento de ideias, vivências, saberes e projetos que cada um tem na bagagem, dentro e fora da agência. 

Governança 

A partir disso, é importante desenvolver critérios de governança para o Comitê de Comunicação Interna. Como toda organização democrática, são necessárias regras para dar andamento na iniciativa, entre elas periodicidade das reuniões, temas a serem tratados, papeis e responsabilidades de cada integrante, como as sugestões serão acolhidas, quais canais e campanhas serão criados e como dar vasão a todo esse espaço produtivo. 

Reuniões periódicas 

A partir do momento em que a governança é definida, começam as reuniões, onde cada membro traz temas e pautas de sua área. Os integrantes vão a campo para captar assuntos, temas, demandas e pautas reprimidas que precisam ser tratadas. “Esse levantamento é um termômetro, um para-raios do que acontece na ponta de toda organização”, acrescenta. É função do comitê debater e dialogar, sem julgamento. 

Feedback sempre 

Por fim, mas não menos importante, é fundamental dar feedback para as áreas que foram envolvidas na captação de assuntos, dando a devolutiva do que o comitê está fazendo. “Se você se compromete a levar a demanda ao comitê e posterga o feedback ou não o faz, a tendência é que as pessoas da ponta passem a não te ver como liderança em comunicação”, indica o diretor. 

Capacitação gera engajamento 

Comprometimento é a palavra para que o trabalho do comitê de CI flua, já que não tem condições de ser onipresente. Essa capilaridade só é desenvolvida ao acolher, receber, dar feedback e encaminhar os temas indicados pelos colaboradores da organização. 

Também deve ser levado em conta que os integrantes do comitê nem sempre são comunicadores. A diversidade propicia o envolvimento de gente com outras formações, graduações e origens, mas que gostariam de desenvolver melhor as habilidades comunicacionais. 

“Por isso, é importante manter o pessoal do comitê engajado também. Treinar, capacitar e instrumentalizar os integrantes para se comunicar melhor faz entendê-los o valor da iniciativa, já que não é só mais um comitê do trabalho, mas, sim, uma oportunidade de se desenvolver em comunicação”, finaliza Adriano Zanni, diretor de Engajamento e Comunicação com Empregados do Grupo Trama Reputale.